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lundi, septembre 28, 2020

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Envoyer des fichiers en ligne facilement

Le canal de communication utilisé par les entrepreneurs pour envoyer des fichiers en ligne est le mail depuis des années. On peut joindre aux messages des fichiers qui sont réceptionnés par la personne qui reçoit le mail. Cependant les différents services de messagerie ont des tailles de fichiers plus ou moins grandes, parfois cela ne permet pas d’envoyer des fichiers volumineux.

L’une des boîtes mail les plus efficaces est cependant Gmail qui permet d’ajouter des fichiers trop volumineux automatiquement à son espace Google Drive. La personne qui recevra votre mail n’aura pas une pièce jointe mais un lien vers le fichier stocké sur votre espace. Un compte Google Drive gratuit est cependant limité à 15 Go et il faut penser à le trier régulièrement.

Autre solution : compresser vos fichiers. Il existe plein d’outils gratuits pour compresser des fichiers : 7-Zip, PeaZip, etc. Les systèmes d’exploitation comme Windows 10 commencent aussi à mettre en place des outils natifs pour compresser des fichiers. Tout cela permet d’avoir une taille plus petite et donc des fichiers pouvant s’envoyer par mail.

Émettre des factures en un rien de temps

Les factures sont une étape administrative nécessaire qui est primordiale pour gagner de l’argent. Créer un modèle sur Word ou sur un fichier texte n’est pas toujours facile, on ne sait pas si l’on a oublié des informations importantes. Il existe des modèles de documents Word pré-remplis que vous pouvez compléter facilement.

Autre solution, le service en ligne facture.net : il vous permet d’émettre des factures avec toutes les informations nécessaires et des modèles déjà existants. En tant que services en ligne, il y a aussi plusieurs fonctionnalités très pratiques : le fait d’avoir un fichier clients, en émettant la facture vous sélectionnez le client concerné ; vous pouvez aussi suivre l’état des factures, combien ont été payées et combien restent à payer.

Gérer sa comptabilité efficacement

Comme pour les factures, il existe des modèles de tableurs comprenant graphiques et tableaux que vous pouvez personnaliser, et ce sur plusieurs logiciels : Excel, Google Sheets, etc. En rentrant vos recettes et vos charges, vous pourrez calculer automatiquement votre imposition, vos charges sociales, etc. Tout est ensuite calculé et les informations dont vous avez besoin sont affichées automatiquement. La principale difficulté dans ce cas-ci sera de trouver un modèle qui vous convient. Si vous n’en trouvez pas, vous pourrez toujours le créer vous-même, même si cela peut représenter une forte charge de travail.

Les graphiques permettront de suivre l’évolution de vos finances sur le mois, sur le trimestre ou sur l’année. Il faut garder à l’esprit que les logiciels de tableurs sont d’une puissance incroyable et que lorsqu’ils sont maîtrisés, ils permettent de tout faire. Ils représentent une solution à moindre frais par rapport à un logiciel spécialisé qui nécessite une licence ou un abonnement et par rapport à un comptable.

 

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